PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

Oleh. Agus Saputra ( Ketua Umum PD IPM Kab.Wonogiri, Sekum PIMDA Tapak Suci Kab.Wonogiri)

A.                Pengertian Pengorganisasian

Istilah organisasi memiliki dua arti umum. Arti yang pertama mengacu pada suatu lembaga ( institusion ) atau kelompuk fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan , badan pemerintah, rumah sakit atau lainya. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, yaitu pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat di capai secara efisien.

Pengorganisasian berarti para manajer tersebut mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya bahan yang di miliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu organisasi tergantung pada kemampuanya untuk mengarahkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuanya. Tantu saja, dengan semakin terpadu dan semakin terarahnya pekerjaan akan semakin efektif organisasi. Ini merupakan salah satu tugas manajer.

B.                 Tujuan Pengorganisasian

Secara umum tujuan pengorganisasian adalah untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu terlebih dahulu harus di tentukan tujuan dan tugas organisasi.

C.                Meknisme Atau Proses Pengorganisasian

Proses pengorganisasian meliputi :

a.       Pemerincian Pekerjaan

Memerinci seluruh pekerjaan yang harus di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Setiap organisasi atau perusahaan di bentuk dengan seperangkat tujuan.

b.      Pembagian Pekerjaan

Membagi beban pekerjaan ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat di lakukan oeh seseorang atau oleh sekelompok orang. Organisasi dibentuk karena pekerjaan yang akan di selesaikan tidak dapat di lakukan oleh satu orang saja.

c.       Pemisahan Pekerjaan ( Pendepartemenan )

Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahaan dalam cara yang logis dan efisien. Pada suatu perusahaan memperbesar ukurannya dan mengangkat pegawai lebih banyak untuk mellakukan berbagai aktivitas, maka pekerjaan masing-masing kelompok anggota perlu di kaitkan/ di padukan. Departemen-departemen yang umum dijumpai dalam perusahaan manufaktur adalah :

Ø  Penualan

Ø  Produksi

Ø  Akuntansi

Ø  Personalia

Ø  Pemasaran

Di dalam departemen tertentu terdapat karyawan-karyawan yang memiliki sejumlah ketrampilan dan tingkat keahlian yang berbeda-beda, di mana interaksi antar mereka di ataur dengan prosedur yang sudah di tetapkan. Pemisahan pekerjaan seperti pada umumnya di sebut sebagai pendepartemenan.

d.      Koordinasi Pekerjaan

Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan organisai anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. Pada waktu individu dalam departemen melaksanakan aktivitas-aktivitas tersendiri, tujuan organisasi secara menyeluruh mungkin akan terabaikan atau mungkin timbul konflik di antara anggota. Seabagai contoh, manajer pemasaran dalam suatu perusahaan manufaktur boleh jadi mendesak adanya anggaran periklanan yang lebih besar untuk memacu/menarik permintaan sedangkan perusahaan lebih menaruh perhatian pada penanaman modal dalam peralatan otomatis untuk memperkecil pengeluaran boaya produksi. Mekanisme pengkoordinasian memungkinkan anggota organisasi untuk tetep mengarahkan aktivitasnya kea rah pencapaian tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan serta konflik yang merusak.

e.       Monitoring dan Reorganisasi

Memonitor efektifitas organisasi da pengambilan langkah-langkah penyesuian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektifitas. Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, maka diperlukan adanya penilaian ulang terhadap keempat langkah sebelumnya secara berkala. Pada waktu organisasi tumbuh dan berubah, struktur organisasi harus di evaluasi untuk memastikan ketaatan asasnya dengan bisang operasi secara efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan sekarang.

Banyak organisasi yang berkembng tanpa terencana, mengadakan penambahan dan perubahan struktur dari waktu ke waktu sebagai kebijkan taktis untuk mencapai tujuan spesifik. Sejumlah faktor spesifik menentukan struktur organisasi yang actual. Di antara faktor-faktor itu adalah :

      Teknologi yang di gunakan

      Lingkungan operasi

      Padangan hidup yang di anut anggotanya.

Tidak ada cara terbaik untuk merancang struktur yang dapat di terapkan bagi semua organisasi. Struktur yang paling di ingiinkan berbeda-beda, tergantung pada masing-masing suatu organisasi dan dalam suatu organisasi sekalipun struktur itu akan berbeda dari waktu ke waktu.

D.                Struktur Organisasi

Ada 4 faktor pokok struktur organisasi yang mempengaruhi rancang bangun struktur organisasi ,yaitu :

1.      Strategi atau rancana untuk mencapai tujuan perusahaan.

2.      Teknologi yang di gunakan untuk melaksanakan strategi.

3.      Orang yang di pekerjakan pada semua tingkat dan fungsinya.

4.      Ukuran organisasi secara keseluruhan.

Strategi akan menentukan bagaimana jalanya wewenang dan komunikasi di atur di antara para manajer dan sub unit. Strategi mempengaruhi informasi yang mengalir di sepanjang jalur tersebut, serta mekanisme perencanaan dan pengambilan keputusan.

Bentuk teknologi yang di gunakan dalam organisasi juga akan memepengaruhi cara pengaturan organisasi. Sebagai contoh : teknlogi produksi missal pada industry mobil melibtkan kadar standarisasi dan spesialisasi aktifitas kerja yang tinggi. Teknologi juga mempengaruhi mekanisme koordeinasi, tingkat pengambilan keputusan dan ukuran unit organisasi.

Orang-orang yang terlibat dalam aktifitas organisasi mempengaruhi strumturnya, terutama kemampuan dan sikap bawahan serta kebutuhan untuk bekerja yang akan berpengaruh pada cara manajer dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan jalut komunikasai dan wewenang.

Baik ukuran organisasi secara menyeluruh maupun ukuran sub-sub unitnya mempengaruhi strukturnya. Organisasi yang lebih besar cenderung memiliki spesialisasi lebih besar dan lebih formal ( standarisasi lebih besar .

Di tinjau dari segi unsure-unsur struktur organisasi, kita bisa menganalisis struktur organisasi dalam kaitanya dengan strutur organisasi. Aa 5 unsur struktur organisasi:

     Spesialisai aktivitas

     Standarisasi aktivita

     Koordinasi aktivitas

     Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan

     Ukuran unit kerja

Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi ( pembagian kerja ) dan penyatuan tugastersebut kedalam unit kerja ( departemen ).

 Standarisai aktivitas merupakan prosedur yang di gunakan organisasi untuk menjamin kelayak dugaan ( predictability ) aktivitas-aktivitasnya. Banyak dari prosedur ini seperti bagan orgnisasi di tetapkan dengan memformalkan aktivitas dan hubungan dalam organisasi.

Bagan organisasi sebagai perwujudan struktur organisasi, melukiskan tata pembagian dan tata hubungan kerja formal antara unit-unit kerja dan antara pejabat-pejabat yang akan di serahi tanggung jawab atas penyelesaian tugas-tugas unit.

Dengan adanya bagan organisasi, orang dapat melihat 5 aspek penting struktur organisasi sebagai berikut :

1.      Bagaimana tata-pembagian kerja formal antara unit-unit organisai.

2.      Bagaimana tata-ubungan kerja antara para manajer dengan pejabat-pejabat di bawahnya.

3.      Apa macam-macam pekerjaan yang menjadi tanggung jawab setiap unit kerja.

4.      Bagaimana departemenisasi di lakukan pada organisasi tersebut.

5.      Bagaimana jenjang-jenjang jabatan secara keseluruhan dari jabatan tertinggi sampai yang terendah.

F.                 Contoh Bagan Struktur Organisasi

Bagan Organisasi Pimpinan Daerah Muhamadiyah

Kabupaten Wonogiri

Ketua

 

Wakil Ketua 1             Wakil Ketua 2             Wakil Ketua 3             Wakil Ketua 4

    Sekretaris                                                                                                          Bendahara

 

Wakil Sekretaris                                                                                                Wakil Bendahara

Majelis Tarjih dan Tajdid                                            Majelis Kesehatan dan Pelayanan Sosial

Majelis Tabligh dan Dakwah Khusus                         Majelis Ekonomi Kewirausahaan

Majelis Pendidikan Dasar dan Pesantren                    Majelis Wakaf, Kehartabendaan dan ZIS

Majelis Pendidikan Kader                                          Majelis Pengembangan Cabang, Ranting

G.                Pembagian Tugas Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kabupaten Wonogiri

1.      Ketua

Tugas:

1.      Memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Pimpnan Daerah.

2.      Mengarahkan, membimbing, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan program serta rencana kegiatan persyarikatan.

3.      Mengkoordinasi anggota Pimpinan Daerah lainya dalam melaksanakan tugas msing-masing.

2.      Wakil Ketua 1

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Mengarahkan, membuming, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan program bidang Pendidikan, Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.

3.      Membantu Ketua dalam melakukan pelayanan-pelayanan ogansasi / warga persyarikatan

3.      Wakil Ketua 2

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Mengarahkan, membuming, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan program bidang konsulidasi idiologis, kelembagaan, dan pemberdayaan anggota.

3.      Membantu Ketua dalam melakukan pelayanan-pelayanan ogansasi / warga persyarikatan

4.      Wakil Ketua 3

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Mengarahkan, membuming, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan program bidang Tabligh, Tarjih, Tajdid dan Pemikiran Islam, Wakaf Kehartabendaan, Seni Budaya dan Olah Raga.

3.      Membantu Ketua dalam melakukan pelayanan-pelayanan ogansasi / warga persyarikatan

5.      Wakil Ketua 4

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Mengarahkan, membuming, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan program bidang Perkaderan, Pembinaan Organisasi otonom, Kesehatan, dan Kesejahteraan Masyarakat.

3.      Membantu Ketua dalam melakukan pelayanan-pelayanan ogansasi / warga persyarikatan

6.         Sekretaris

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Mengendalikan segala informasi masukan dan informasi keluaran yang di perlukan persyarikatan.

3.      Mempersiapkan Dan Menyelenggarakan Rapat-rapat Pimpinan Daerah serta menyiapkan ddan menyelesaikan hasilnya dalam tuangan kesimpulan dan atau rumusan keputusan sampai kepada penyiapan tanfidznya.

4.      Memantau dan mengendalikan pelaksanaan keputusan rapat-rapat Pimpnan Daerah.

5.      Membantua Ketua dalam memimipin rapat-rapat Pimpinan Daerah kususnya ketika mereka berhalangan hadir.

6.      Memimpin kegiatan Sekretariat Pimpinan Daerah.

7.         Wakil Sekretaris

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Membantu Sekretaris di dalam mengendalikan segala informasi masukan dan informasi keluaran yang di perlukan persyarikatan.

3.      Membantu Sekretaris di dalam Mempersiapkan Dan Menyelenggarakan Rapat-rapat Pimpinan Daerah serta menyiapkan ddan menyelesaikan hasilnya dalam tuangan kesimpulan dan atau rumusan keputusan sampai kepada penyiapan tanfidznya.

4.      Membantu Sekretaris di dalam Memantau dan mengendalikan pelaksanaan keputusan rapat-rapat Pimpnan Daerah.

5.      Membantu Sekretaris di dalam memimpin kegiatan Sekretariat Pimpinan Daerah.

8.         Bendahara

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Menyelenggarakan pengelolaan dan perbendaharaan keuangan Persyarikatan.

3.      Mempersiapkan bahan dan menyusun anggaran pendapatan dan belanja pimpinan Daerah.

4.      Mengkoordinasi usaha penggalian dana.

5.      Mengatur dan menyelenggarakan pembukuan keuangan Pimpinan Daerah.

6.      Mengadakan penilaian terhadap pelaksanaan anggaran Pimpinan Daerah.

7.      Menyeelanggarakan pertanggung jawaban keunangan Pimpinan Daerah.

8.      Membina Biro Keuangan Dan Lembaga Pembina Keuangan Pimpinan Daerah.

9.      Wakil Bendahara

Tugas :

1.      Bertanggung jawab atas tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Membantu Bandahara menyelenggarakan pengelolaan dan perbendaharaan keuangan Persyarikatan.

3.      Membantu Bandahara dalam mempersiapkan bahan dan menyusun anggaran pendapatan dan belanja pimpinan Daerah.

4.      Membantu Bendahara di dalam mengkoordinasi usaha penggalian dana.

5.      Membantu bendahara di dalam mengatur dan menyelenggarakan pembukuan keuangan Pimpinan Daerah.

6.      Membantu bendahara di dalam mengadakan penilaian terhadap pelaksanaan anggaran Pimpinan Daerah.

7.      Membantu bandahara di dalam menyelanggarakan pertanggung jawaban keunangan Pimpinan Daerah.

8.      Membantu bendahara di dalam membina Biro Keuangan Dan Lembaga Pembina Keuangan Pimpinan Daerah.

10.  Majelis-majelis

Tugas :

1.      Bertanggung jawab attas tugas Pimpinan Daerah yang di serahkan kepadanya.

2.      Membantu semua tugas Pimpinan Daerah sesuai dengan tugas masing-masing.